Come usare ChatGPT Work per i progetti aziendali

Preparare un report per la direzione richiede spesso più tempo per raccogliere le informazioni che per analizzarle. I dati delle vendite sono nel CRM, le spiegazioni degli scostamenti nelle email dei responsabili… e la presentazione da aggiornare è ancora ferma al mese precedente. Prima di arrivare alle decisioni, qualcuno deve ricostruire il quadro e trasformare materiali sparsi in un documento coerente.

È su questo lavoro che interviene ChatGPT Work, la modalità di OpenAI che permette di affidare all’AI un incarico articolato e seguirne l’esecuzione fino alla preparazione dei file finali. Con l’accesso alle fonti e agli strumenti autorizzati, l’agente può confrontare i materiali disponibili e ricavarne un report, accompagnato dai documenti di supporto. Il team può intervenire durante il percorso e verificare il risultato prima di utilizzarlo.

Come si traduce tutto questo nella gestione quotidiana di un progetto? In questa guida vediamo come usare ChatGPT Work per progetti aziendali, con un esempio pratico che ti sarà sicuramente utile!

Come funziona ChatGPT Work nel lavoro aziendale

Per affidare un progetto a Work si deve, prima di tutto, descrivere il risultato che si vuole ottenere e, subito dopo, mettere a disposizione i materiali necessari. Da queste indicazioni l’agente può ricavare un percorso di lavoro completo, che partirà dall’esame delle fonti per poi utilizzare gli strumenti autorizzati e preparare i file richiesti. Durante l’esecuzione, naturalmente, potrai seguire l’avanzamento e intervenire nei passaggi che ritieni necessari.

La differenza rispetto alla classica Chat dello strumento sta nell’ampiezza dell’incarico. Per modificare l’indice di un report puoi procedere attraverso una semplice conversazione; se invece vuoi ricavare un report specifico dai documenti di un trimestre e accompagnarlo con un workbook, c’è bisogno di impostare un processo che comprende più attività. Work è pensato per portare avanti questo genere di lavoro.

Il funzionamento riprende quello della modalità agente di ChatGPT: stabilisci l’obiettivo e il sistema può organizzare le operazioni per raggiungerlo, entro il perimetro concesso. Gli incarichi più lunghi possono proseguire in background, anche se l’esecuzione dipende dagli strumenti utilizzati. Se l’attività richiede l’accesso a file presenti sul computer, per esempio, deve poter accedere a quel dispositivo.

ChatGPT Work e Business: che differenza c’è?

Per introdurre questo metodo in azienda è necessario fare una prima distinzione sui termini. Work è la modalità attraverso cui affidare incarichi articolati a ChatGPT; Business è il piano rivolto alle organizzazioni. Puoi quindi utilizzare Work in un workspace Business, secondo le funzionalità e i controlli previsti per l’account.

L’accesso sul web o nell’app desktop offre possibilità diverse, soprattutto rispetto alle risorse locali. Le conversazioni cloud compatibili possono essere riprese anche da mobile, mentre le operazioni sui materiali del computer dipendono dalla configurazione disponibile. Prima di costruire un flusso per il team, verifica sempre con l’amministratore quali app sono consentite e quali autorizzazioni possono essere concesse.

Chat, Work e Codex: quale usare per il tuo progetto?

All’interno dell’ecosistema OpenAI esistono diversi strumenti: quali scegliere? Il nostro consiglio è quello di indirizzarsi su uno o sull’altro in base al compito che devi svolgere. Chat è più adatto per confronti e richieste veloci: puoi usarlo per discutere un’idea, chiarire un dubbio o rivedere un testo.

Se da quella conversazione nasce un incarico in più step, che magari richiede di esaminare più fonti e preparare dei file, puoi passare a Work, così da ottenere un risultato preciso. Per un progetto continuativo, l’ideale sarebbe avviare la conversazione all’interno di un Progetto ChatGPT in modo da poter riutilizzare i materiali e le istruzioni già raccolti.

Codex è invece dedicato allo sviluppo software e al lavoro tecnico sul codice. Se nel progetto è necessario correggere un’applicazione o lavorare su un repository, Codex offre strumenti pensati proprio per eseguire comandi e testare le modifiche.

La scelta dipende quindi dal lavoro da completare: per preparare una business review userai Work, mentre per intervenire sul software che alimenta il report potrai ricorrere a Codex.

Ricorda che puoi scegliere anche il modello in base all’incarico. In Work e Codex, il selettore permette di scegliere (tra le opzioni disponibili per il proprio account) il livello di ragionamento.

Come organizzare un progetto con ChatGPT Work

Un progetto ben impostato permette all’agente di dedicarsi al compito senza dover ricostruire informazioni che l’azienda conosce già. Se riceve documenti contraddittori o una richiesta generica, dovrà invece compiere scelte che potrebbero allontanare il risultato dalle aspettative.

Per una prima prova scegli un’attività che conosci bene, come il report mensile che il team prepara abitualmente. In questo modo, avrai un riferimento con cui confrontare il risultato e potrai distinguere più facilmente gli errori dovuti alle istruzioni da quelli che dipendono dalle fonti.

Raccogliere i materiali e stabilire quali fanno fede

Per un lavoro continuativo puoi riunire conversazioni, documenti e istruzioni in un Progetto ChatGPT. Se usi l’app desktop, sappi che i progetti locali possono comprendere anche più cartelle. La scelta dell’ambiente dovrebbe sempre seguire il modo in cui il team conserva e aggiorna i materiali, in questo modo si eviterà di produrre documenti difficili da mantenere allineati.

Serve però una gerarchia. Quindi il consuntivo approvato farà fede sui risultati economici, mentre la presentazione precedente potrà essere utilizzata come riferimento grafico. Se questa distinzione resta implicita, però, l’agente potrebbe riprendere da una vecchia slide un numero ormai superato, pur avendo a disposizione il valore corretto in un altro documento.

Per ogni fonte chiarisci quindi la funzione e la data di riferimento, indicando quale debba prevalere in caso di conflitto. Chiedi inoltre di rendere visibili le incongruenze: sapere che due documenti riportano valori diversi è già un’informazione da verificare prima di proseguire.

Scrivere un brief che guidi il lavoro

Dopo aver scelto le fonti, come abbiamo anticipato, dovrai spiegare a quale risultato devono contribuire. “Prepara la business review” lascia aperte molte decisioni, perché un documento per la direzione e un’analisi destinata ai responsabili di area richiedono approfondimenti diversi. Il brief dovrebbe chiarire il pubblico e le domande a cui il lavoro dovrà rispondere, insieme alle condizioni necessarie per accettarlo.

Puoi raccogliere queste indicazioni in uno schema da riutilizzare nei progetti successivi.

Voce del brief	Cosa indicare
Obiettivo	Il risultato da ottenere e la decisione da supportare.
Pubblico	I destinatari e il livello di dettaglio necessario.
Fonti	I materiali autorizzati e il criterio da seguire in caso di conflitto.
Vincoli	Gli elementi da preservare e le azioni che richiedono conferma.
Criteri di verifica	I controlli necessari per accettare il lavoro.
Consegna	I file richiesti, il modello di riferimento e la scadenza.

Su questa base puoi chiedere a Work di esaminare gli input e proporti un piano prima di creare i file. Se l’interfaccia mette a disposizione la modalità Plan, puoi utilizzarla per discutere il percorso; in alternativa, formula la stessa richiesta nel messaggio iniziale.

La revisione del piano serve a risolvere tutti quegli aspetti ancora da chiarire, che potrebbero avere conseguenze su tutto il progetto. Se manca il budget approvato, per esempio, puoi decidere di limitare il confronto al periodo precedente. L’agente avrà così un riferimento verificabile e non dovrà ricavare un valore da informazioni incomplete.

Negli incarichi che coinvolgono applicazioni aziendali, il brief deve chiarire anche fino a dove può arrivare l’esecuzione. Puoi consentire la lettura del CRM e la preparazione di una proposta, riservando a una conferma successiva la modifica dei record. L’approvazione del piano va distinta dall’autorizzazione a intervenire sui sistemi, perché le due scelte producono effetti diversi.

Un esempio pratico: preparare una business review

Consideriamo il caso di un responsabile commerciale che deve presentare alla direzione i risultati del trimestre. Ha a disposizione l’export delle vendite e il budget approvato; nelle note delle riunioni sono raccolte le osservazioni che possono aiutare a interpretare gli scostamenti.

L’incarico prevede un report modificabile con il workbook di supporto, dal quale ricavare la presentazione per la riunione. Per mantenere coerenti i materiali, il lavoro dovrebbe seguire lo stesso percorso che adotterebbe un analista: verificare le fonti, costruire i confronti e utilizzare i risultati per spiegare ciò che è accaduto.

Analizzare i documenti prima di interpretare i risultati

Il primo controllo riguarda la correttezza dei dati. Consuntivo e budget devono coprire lo stesso periodo e utilizzare definizioni confrontabili: se un valore di fatturato include i resi e l’altro li esclude, lo scostamento risulterà alterato già prima dell’analisi.

Puoi chiedere a Work di esaminare la struttura dei file e di segnalare le anomalie che richiedono una riflessione. Non è raro, infatti, che una riga duplicata possa gonfiare il totale o che un campo vuoto venga scambiato per uno zero dal sistema. Oppure ancora se manca il budget di una linea di prodotto, il confronto per quella voce dovrà restare incompleto fino alla verifica del responsabile.

Solo dopo questi controlli, sappiamo che le note delle riunioni contribuiranno nel miglior modo possibile alla lettura dei risultati.

Creare un foglio di calcolo che permetta di risalire ai numeri

Il workbook è il punto in cui l’analisi deve diventare controllabile. Per usare ChatGPT per creare fogli di calcolo aziendali, spiega come vuoi conservare i dati originali e quali risultati devono essere ricalcolati attraverso formule. Nel nostro esempio, il confronto tra consuntivo e budget può occupare un foglio separato, collegato ai dati di origine.

Le regole di calcolo devono essere esplicite. Lo scostamento assoluto corrisponde alla differenza tra consuntivo e budget; per quello percentuale si divide la differenza per il budget, stabilendo come trattare i casi in cui quest’ultimo è zero. Chi aprirà il file potrà così capire come è stato ottenuto il risultato e valutare se risponde effettivamente alle necessità dell’azienda.

Chiedi inoltre di distinguere gli input manuali dalle celle calcolate e di mantenere i riepiloghi collegati alle fonti. Un totale incollato come valore può essere corretto alla consegna e diventare incoerente dopo un aggiornamento.

La verifica finale va eseguita anche nel programma che userà il team, con un controllo delle formule e dei totali principali. La correttezza tecnica del calcolo è necessaria, ma bisogna accertarsi anche che il confronto abbia senso rispetto al periodo e alle metriche definite nel brief.