Che tu sia un analista finanziario, un responsabile marketing, un consulente o un project manager, è molto probabile che la tua giornata lavorativa ruoti attorno a strumenti come Outlook, Excel, Word e PowerPoint. Non è un’opinione, sono i numeri a parlare: si stima che ben oltre un miliardo di persone nel mondo utilizzi Excel, e più della metà delle aziende a livello globale si affida alla suite di produttività di Microsoft per le proprie operazioni quotidiane. Queste applicazioni non sono semplici software; sono diventate una sorta di lingua franca del mondo aziendale, il formato standard con cui ci si scambiano dati, report e idee.
E qui sorge il grande paradosso della nostra era digitale. Passiamo ore a formattare documenti in Word, a lottare con formule complesse in Excel che si rifiutano di funzionare, a impaginare presentazioni in PowerPoint fino a tarda notte e ad annegare in un mare di email non lette in Outlook. La verità è che, nonostante la loro diffusione capillare, la maggior parte di noi sfrutta solo una frazione infinitesimale del loro potenziale.
Per fortuna Microsoft ha deciso di risolvere questo paradosso, inserendo un copilota intelligente direttamente all’interno di questi programmi. Microsoft Copilot è un assistente basato sull’intelligenza artificiale, progettato non solo per rispondere a domande, ma per agire, creare e automatizzare al posto nostro. Si tratta di una rivoluzione silenziosa che sta avvenendo proprio ora, sulle nostre scrivanie digitali, e che promette di trasformare radicalmente il nostro modo di lavorare. Non si tratta più, come sottolinea l’ondata di trasformazione portata dall’AI, di essere all’avanguardia, ma di non rimanere indietro. L’intelligenza artificiale sta cambiando ogni aspetto del nostro lavoro, e Copilot è la sua incarnazione più concreta e accessibile per milioni di professionisti. Preparatevi a ripensare tutto quello che credevate di sapere sulla produttività aziendale.
Che cos’è davvero Microsoft Copilot? Molto più di un semplice chatbot
Negli ultimi anni, siamo stati travolti da un’ondata di intelligenze artificiali conversazionali, abbiamo imparato a “chattare” con le macchine, a farci scrivere poesie e a chiedere ricette. Ma Microsoft Copilot è qualcosa di profondamente diverso dalle altre chat AI. Nato da una collaborazione con OpenAI e addestrato su una mole sconfinata di dati, inclusi i repository di codice di GitHub, Copilot non è un’entità esterna a cui porre domande, ma un vero e proprio strumento di sostegno perfettamente integrato nell’ecosistema Microsoft. È l’apice di un percorso che mira a rendere l’AI non solo intelligente, ma concretamente utile nella nostra routine quotidiana.
La sua tecnologia si basa sui celebri modelli GPT (Generative Pre-trained Transformer), capaci di comprendere il linguaggio naturale, analizzare il contesto e generare risposte e contenuti pertinenti. La vera magia, però, non risiede tanto nella sua capacità di comprensione, quanto nella sua capacità di azione. Non dovrai più chiederti quale sia la formula corretta per la tua analisi in Excel, perché Copilot la scriverà al posto tuo, direttamente nella cella che ti serve. Allo stesso modo, l’incubo di creare una presentazione da zero svanisce, dato che la genera autonomamente partendo da un documento Word. Perfino la gestione della posta elettronica si semplifica, perché anziché darti solo un consiglio, Copilot analizza complesse catene di email per proporti una bozza di risposta già pronta e perfettamente intonata al contesto.
Possiamo immaginarlo come l’analista junior che prepara le tabelle pivot in un istante, il copywriter che sforna bozze di testi senza battere ciglio e il designer che assembla slide mentre tu ti concentri sul messaggio da comunicare. Il suo scopo, in definitiva, è quello di agevolare, semplificare e, laddove possibile, velocizzare tutte le normali attività che svolgiamo quotidianamente. Questo segna un cambio di paradigma fondamentale: stiamo passando da un’interazione passiva con i nostri strumenti a una collaborazione costante e continuativa con un sistema di intelligenza artificiale che lavora al nostro fianco, direttamente all’interno delle applicazioni che già conosciamo e usiamo ogni giorno.
La rivoluzione silenziosa: come Copilot sta cambiando il lavoro d’ufficio
L’impatto più grande di Copilot non è un’esplosione fragorosa, ma un cambiamento sottile e pervasivo che tocca ogni aspetto del nostro lavoro. Trasforma le attività che ci prosciugano tempo ed energie in semplici comandi in linguaggio naturale, liberandoci per compiti a più alto valore.
Riscrivere le regole di Word e Outlook: dalla pagina bianca all’email perfetta
Chi non ha mai provato il terrore della pagina bianca? Quel cursore lampeggiante in un documento Word vuoto, mentre la scadenza si avvicina inesorabile. Utilizzando Copilot in Word, si possono generare nuovi contenuti da zero, partendo da un semplice prompt. Basta chiedergli di “scrivere una bozza di proposta commerciale per il cliente X, includendo i nostri servizi A, B e C con un tono formale” e in pochi secondi avremo un documento solido su cui iniziare a lavorare.
Inoltre, la sua interfaccia conversazionale all’interno di Word permette di riscrivere e raffinare il testo in modi impensabili. Possiamo chiedergli di rendere un paragrafo più conciso, di cambiare il tono da informale a professionale, o di riassumere un documento di 50 pagine in pochi punti chiave. Una delle sue funzionalità più potenti è la capacità di analizzare il testo per creare ed estrarre dati da tabelle. Immaginate di avere un lungo report descrittivo e di poter chiedere a Copilot: “Estrai tutti i nomi dei progetti, i loro budget e le date di inizio e crea una tabella”. Un’operazione che prima richiedeva ore di lavoro manuale e un’alta probabilità di errore, ora viene eseguita in pochi istanti.
Questa capacità di scrittura assistita si estende naturalmente a Outlook, il centro nevralgico della comunicazione aziendale. Quante ore perdiamo a leggere catene infinite di email per capire quale sia la decisione finale o a chi spetti il prossimo compito? Copilot può analizzare l’intera conversazione e fornirci un riassunto chiaro e conciso. E quando si tratta di rispondere, può preparare una bozza di risposta basandosi sul contesto, aiutandoci a mantenere la comunicazione fluida ed efficiente.
PowerPoint, crea automaticamente le tue presentazioni
Creare presentazioni è una delle attività meno amate nel mondo professionale, si tratta di un processo lento, che richiede attenzione al dettaglio, un certo gusto grafico e, soprattutto, tanto tempo. Anche in questo caso, Copilot agisce come un acceleratore incredibile.
Possiamo partire da un semplice prompt, come “Crea una presentazione di 10 slide sul nostro piano di marketing per il prossimo trimestre”, e Copilot genererà una bozza completa di struttura, testi e persino immagini pertinenti. La vera svolta, però, è la sua capacità di generare presentazioni da documenti esterni. Basta fornirgli un documento Word, come un report annuale o una specifica di progetto, e chiedergli di trasformarlo in una presentazione. Copilot analizzerà il testo, ne estrarrà i concetti chiave e li distribuirà in slide coerenti e ben strutturate.
Excel per tutti, anche per chi odia le formule
Excel è lo strumento di analisi dati più diffuso al mondo, un pilastro per innumerevoli professioni, specialmente in ambito finanziario e contabile. Tuttavia, la sua potenza è spesso legata alla conoscenza di funzionalità avanzate, come formule complesse, tabelle pivot e il linguaggio DAX, che rappresentano una barriera d’ingresso per molti. Copilot si propone di abbattere questa barriera, democratizzando l’analisi dei dati in Excel.
Immagina di poter semplicemente chiedere al tuo foglio di calcolo: “Mostrami il totale delle vendite per ogni regione, ma solo per i prodotti della categoria ‘Elettronica’ venduti nell’ultimo trimestre”. Copilot per Excel tradurrà questa richiesta in una formula avanzata e la inserirà nella cella corretta, senza che tu debba conoscere la sintassi di SOMMA.PIÙ.SE o FILTRO. Questo vale sia per le formule di base che per calcoli molto più complessi, rendendo l’analisi accessibile ad un pubblico enormemente più vasto.
Oltre alla creazione di formule, Copilot può fornire insights sui dati in modo proattivo. Selezionando un dataset, possiamo chiedergli di “analizzare questi dati e mostrarmi i trend principali”. Lui identificherà pattern, creerà grafici e tabelle pivot per evidenziare le correlazioni più interessanti, funzionando in modo simile alla già esistente funzione “Analizza dati”, ma con la flessibilità di un’interfaccia conversazionale. Questo trasforma Excel da uno strumento di calcolo passivo a un partner di analisi attivo, in grado di suggerire percorsi di indagine che potremmo non aver considerato.
Oltre le singole applicazioni: una conversazione con i tuoi dati aziendali
La potenza di Copilot non si esaurisce all’interno delle singole applicazioni. Strumenti come Copilot Chat per Microsoft 365 agiscono come un centro di comando unificato. Da qui, possiamo porre domande che attingono informazioni da tutto il nostro universo Microsoft: documenti in SharePoint, email in Outlook, conversazioni in Teams e file su OneDrive. Potremmo chiedere “Qual è lo stato attuale del Progetto Phoenix?” e Copilot assemblerà una risposta sintetica basandosi sulle ultime email scambiate, sui documenti di progetto e sulle recenti chat del team.
Per le attività più complesse e iterative, entra in gioco il Notebook di Copilot. Si tratta di uno spazio di lavoro più ampio dove possiamo costruire e raffinare dei progetti, suddividere un problema in passaggi logici e collaborare con l’AI per arrivare a una soluzione dettagliata, superando i limiti di una singola interazione in chat. L’integrazione si estende anche a strumenti come Microsoft Forms, dimostrando come Copilot sia stato progettato per essere il tessuto connettivo intelligente dell’intera piattaforma M365.
Dall’automazione semplice alla strategia avanzata: Copilot Studio e Power Automate
Se le funzionalità descritte finora rappresentano un enorme balzo in avanti nella produttività individuale, le vere potenzialità di trasformazione per un’azienda si sbloccano con gli strumenti più avanzati dell’ecosistema: Copilot Studio e Power Automate. Qui si passa dal semplice utilizzo dell’AI alla sua orchestrazione strategica.
Copilot Studio è la piattaforma che ci permette di passare da consumatori di intelligenza artificiale a creatori. Con questo strumento, è possibile costruire e personalizzare i propri Copilot, agenti AI su misura per esigenze specifiche. Non servono competenze da sviluppatore, dato che attraverso un’interfaccia visuale, possiamo addestrare un agente a rispondere a domande basandosi su una base di conoscenza aziendale, come documenti interni, siti web o manuali di prodotto.
Le applicazioni sono infinite. Si può creare un agente di supporto clienti che gestisca le domande più frequenti, liberando il team umano per i casi più complessi. Oppure si può progettare un agente per l’onboarding dei nuovi assunti, che li guidi attraverso le procedure aziendali e risponda alle loro domande iniziali. Questo significa poter automatizzare interi processi informativi e di supporto, garantendo coerenza e disponibilità 24/7.
Se Copilot Studio permette di creare intelligenze personalizzate, Power Automate è il motore che permette di creare flussi di lavoro automatizzati tra diverse applicazioni. È lo strumento definitivo per eliminare le attività manuali e ripetitive che collegano un software all’altro. Attraverso l’uso di template predefiniti o la creazione di flussi personalizzati, possiamo dire al sistema: “Ogni volta che succede X, fai Y”.
Gli esempi pratici sono illuminanti. Possiamo impostare un’automazione che, ogni volta che viene compilato un sondaggio su Microsoft Forms, genera automaticamente un riepilogo delle risposte e lo invia via email al team competente. Oppure, possiamo costruire un flusso più complesso per l’analisi automatica di documenti: ogni volta che una fattura in PDF viene caricata in una cartella SharePoint, Power Automate può estrarre i dati chiave (fornitore, importo, data), registrarli in un foglio Excel e inviare una notifica su Teams per l’approvazione.
L’uso combinato di Copilot, Copilot Studio e Power Automate rappresenta il livello più alto di maturità nell’adozione dell’AI in azienda. Non si tratta più solo di semplificare il compito di un singolo individuo, ma di riprogettare interi processi aziendali in chiave di efficienza, automazione e intelligenza.
Perché seguire un corso su Copilot?
Come l’esperienza del “ChatGPT Moment” ci ha insegnato, l’accessibilità universale a una tecnologia non garantisce affatto un suo utilizzo efficace. Anzi, il rischio di usarla senza la giusta preparazione è quello di ottenere risultati mediocri, generici, se non addirittura fuorvianti, alimentando sfiducia nella tecnologia stessa. La qualità dell’output di un’intelligenza artificiale dipende interamente dalla qualità del nostro input. Saper “conversare” con un’AI, fornirle il giusto contesto, scomporre richieste complesse e valutare criticamente i suoi risultati è una competenza a sé stante, spesso definita “prompt engineering”.
Senza una guida strutturata, si rischia di rimanere in superficie, utilizzando Copilot come un giocattolo divertente ma senza mai sbloccarne il vero potenziale per la produttività. Potremmo non scoprire mai le funzionalità più avanzate di Copilot Studio o le infinite possibilità di Power Automate, o potremmo usare quelle di base in modo inefficiente, ottenendo risultati deludenti.
Inizia a lavorare con intelligenza
L’ecosistema Microsoft 365 è e rimarrà il campo da gioco della stragrande maggioranza dei professionisti. Copilot non è un’alternativa a questo ecosistema, ma la sua evoluzione naturale, un potenziamento basato sull’intelligenza artificiale che ne amplifica il valore in modo esponenziale. Ignorare questa transizione oggi è come ostinarsi a usare una mappa cartacea nell’era dei navigatori GPS: si può fare, ma è inutilmente faticoso e inefficiente.
Padroneggiare Copilot non significa semplicemente risparmiare qualche minuto sulla stesura di un’email o sulla creazione di un grafico. Significa liberare tempo e risorse mentali dai compiti a basso valore per concentrarsi su ciò che fa davvero la differenza: la strategia, la creatività, la relazione con i clienti e la risoluzione di problemi complessi. Si tratta di un investimento diretto per aumentare non solo la propria efficienza, ma anche la qualità e l’impatto del proprio lavoro.
AUTORE:Giuseppe Mastrandrea Apri profilo LinkedIn
Giuseppe è un Ingegnere Informatico con una forte specializzazione e pubblicazioni in ambito Computer Vision. Da circa 8 anni si dedica all’insegnamento in ambito informatico e alla formazione sulle tecnologie emergenti tra le quali il Machine Learning.
